先看正在遇到的业务问题
仓库里有实物，表格里有数字，却说不清哪一批被领走、谁来核对。先从一类常用材料梳理记录，再讨论系统如何配合。
适用场景与沟通重点
让教学材料的采购、领用与盘点有清楚的记录。可以先选一条常用流程，核对使用角色、资料与交接方式，再确认产品或服务范围。
一条典型推进路径
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选择一类教学用品，确认名称、计量单位和存放位置。
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用一次采购和一次领用说明实际单据、经手人和核对方式。
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对比账面记录与实物，记录差异发生在哪一步。
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按角色确认录入、查看与复核的分工，验证后再扩展品类。
场景示意
常见问题
现有表格是不是必须全部废弃？
先选一组常用资料核对字段和流程，确认哪些记录需要迁移、哪些保留查阅。是否替换原表格和怎样切换应列入实施范围，不必在第一次沟通就迁移全部历史数据。
需要准备哪些资料？
准备现有入口、参与角色、常用任务与希望解决的问题。表格或截图先去除敏感信息；无需发送密码即可开始讨论。
怎样确定交付范围？
把需要覆盖的流程、资料、环境和验收方式列清，再确认功能、实施周期、费用及支持安排。页面所列为沟通思路，不代表所有机构使用同一配置。
实施后怎样判断能否使用？
让实际使用者按约定任务操作，核对正常路径与需要帮助的情况，记录未解决的问题，按双方确认的范围继续处理。
咨询前带一项真实任务
说明谁操作、使用什么资料、现在卡在哪一步，以及希望完成什么结果。用脱敏样本讨论功能、运行环境和交付范围，具体费用、实施与支持安排另行确认。
晓彤老师