共享资料前，先说清谁能看

共享前，先确定最常用的资料

按课程和课次整理一组常用资料，先处理最常被找的部分。

准备课件、版本与使用角色

选一组老师经常查找的课件，收集当前版本和确实需要保留的旧版，先去掉重复副本。请维护人说明适用课程、课次与更新方式，再列出哪些角色只需查看、哪些可以编辑；找一位未参与整理的老师，用日常叫法试着找到目标资料。

名称和版本要明确，查看与修改要分开

• 给每份资料补上名称、适用课次、版本与维护人。

• 把可阅读和可编辑的角色分别确认，离岗交接时重新核对。

请另一位老师找到正确的课件

以一节绘本课为例，将教师说明、活动纸和演示课件放在同一个课次入口。入口注明当前版本，旧稿另设历史位置。请另一位老师说出下周要上的主题，再观察他能否找到对应资料；若大家只记得故事名，就应补充这个检索叫法。

多复制一份，不能说明来源

文件名写最新版不能说明它是否有效；复制更多副本也不会解决来源不清。

旧版留历史，当前版留单一入口

将旧版移入明确的历史位置，保留当前版本的单一入口。

把目录维护与更新方式交接清楚

将已完成、待补充和待确认分开标记；需要补充的项目写明缺少什么、由谁负责。

目录说明应包含资料用途、版本、责任人、访问范围和更新方式。

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