收货前，把申请、订单和实物对齐

先确认用途、规格和需要日期

申请单写清用途、规格、数量、需要日期和预算确认方式。

申请清单要对照库存与预算

申请前准备本次活动用途、所需品名和规格、现有库存、计划数量及需要日期。把可接受的替代规格、预算确认方式和负责验收的人写清；收货时要用的逐项清单也先备好，不能只看箱数就认定数量齐了。

替代规格能不能用，谁来验收

• 下单前核对现有库存，确认替代规格是否影响使用。

• 收货时按项目检查数量、规格与外观，差异拍照并记录。

缺件材料先分开，再追踪补到情况

假设申请10套活动材料，收货发现其中1套缺件。合格部分和待处理部分应分别记录，不能为了让数量一致先全部入库。缺件项说明缺少哪一件、是否影响使用以及谁联系供应方；后续补到时再关联原记录，避免重复计算。

发货数量不能直接当作入库数量

一个包裹签收记录不能代替物品验收，供应方发货数也不能直接当入库数。

合格部分入库，待处理部分单独存放

领用时留下用途与数量，形成申请到使用的追踪链。

让下一次领用能查到原始申请

将已完成、待补充和待确认分开标记；需要补充的项目写明缺少什么、由谁负责。

以申请编号关联订单、收货、验收与入库记录，异常注明处理责任。

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